今やメールは、ほとんどの人にとって欠かせないビジネスツールのひとつ。一説では、ビジネスマンは1日に3、4時間をメール作業に費やしているとか！　また、転職の際にメールのやりとりを通して、そのスキルをチェックされることもあるなんてウワサも。もはや“たかがメール”なんて口が裂けても言えませんよね。そこで、「好印象なビジネスメールを書くコツ」を、ビジネスメールのスペシャリスト、アイ・コミュニケーションの平野友朗さんにお話を伺いました！

「まずは基本を押さえることが大前提です。ビジネスメールには独自のルールがいろいろあります。たとえば、全体のフォーマット（注1）、ファイルの添付の仕方（注2）や宛先の表示の仕方（注3）など……。実際にビジネスメールの指導を十分に出来ている企業はかなり少数なのですが、一度キチンと学んで損はないはずです」（平野さん）


まずはルールを身につけること。それが「好印象なビジネスメール」を作成するための第一の条件。でも、ルールやフォーマットが完璧なだけでは、何となく冷たい印象の無機質なメールになってしまう可能性も……。そんな時に気の利いた一文が入っていると印象も変わってくるもの。でも、ちょっとした気遣いを感じさせず、馴れ馴れしくなりすぎない、その距離感が難しいです！


平野さんに使いやすい「気遣い一文」の例を聞いてみると……。


・「早速お返事をいただき、どうもありがとうございました。」
・「ご不明点がありましたら、お気軽にご質問下さいませ。」
・「お忙しいと思いますが、お体にお気を付け下さい。」
・「ファイルを添付いたしましたが、お開き出来ない場合は、△△ファイルにて送り直しますので、お知らせ下さいませ。」


「知っている人にとっては当たり前の一文かもしれませんが、知っているといないとでは大違い。こういった文章の入れ方は、フォーマットには落とし込めない部分です。ただ、“気遣いのし過ぎ”で、逆に不快な印象を相手に与えてしまうこともあるので、空気を読みながら『5通に1回くらい』の気遣い文を心掛けてみて下さい」


丁寧すぎて気持ち悪い……なんて思われたら、心外な上にショックですもんね……。「今日はお天気で気持ちいいですね」のような、“あえて本題から脱線した一文”に関しても同様のことが言えるそうです。


「相手との関係性次第ですが、やはりビジネスメールなので、たとえば『私の趣味は○○ですが……』のように個人的なことは書きすぎない方が無難です。だからといって、『お天気で気持ちいいですね』のような、いかにも『ただ書いただけだな』と思われる内容も、あまり意味はないんですけどね（笑）」


確かに、なんと返信していいかわからない一文に困ることってあるような……。


個人間でやりとりするメールであっても、ビジネスメールはあくまでも会社の名前を背負って送るもの。個性を主張しすぎる必要は、ない場合が多いのかも。


“気遣い”にしても“親しみやすさ”にしても、大事なのは遠すぎず近すぎずの適度な距離感。不思議と書き手の心が文字に表れて伝わってしまうメールだからこそ、「こんなもんでいいや」と思わずに、相手の立場に立つ想像力を以て作成するように心掛けたいと思います！


注1）ビジネスメールの基本構成は、「相手の名前」⇒「挨拶、自己紹介」⇒「用件」⇒「本文」⇒「末文」⇒「署名」
注2）10MB以上のファイルはメールに直接添付しない、など
注3）宛先にCCを入れる場合は、本文中にも｢CC：○○様｣と入れる、など


※今回お話を伺った、メールインストラクター平野友朗さんのご活動
■ビジネスメール公開講座開催中！
http://business-mail.jp/lecture/about.html
＊「escala cafe」の読者を備考欄に書くと2,000円OFFとなります。


■ビジネスメールインストラクター養成講座　6月20日(土）開校
http://business-mail.jp/instructor/index.html
＊第1期生お申込み受付中（残席わずか）


（つくしの万葉／プレスラボ）



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